Politique de confidentialité

Sécurité et protection des données personnelles (standard RGPD)

Sommaire

1. Préambule
2. Délégué à la protection des données
3. Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données
4. Les destinataires de vos données
5. Les transferts de vos données

6. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données
7. La sécurité de vos données
8. La sous-traitance
9. Les droits qui vous sont reconnus
10. Modification du présent document

1. Préambule

1. La Commune de Puteaux est amenée à collecter et à traiter des données personnelles vous concernant.

2. Le Règlement Général sur la Protection des Données, dit « RGPD », vient renforcer le contrôle exercé par les citoyens sur leurs données personnelles.

3. C’est dans ce cadre que l’équipe municipale souhaite vous témoigner son engagement total en matière de protection de vos données personnelles, vecteur de confiance essentiel entre la Ville et ses usagers.

4. A travers cette politique, la Ville de Puteaux souhaite vous fournir toutes les informations utiles sur la protection de vos données personnelles et les droits dont vous disposez.

5. En particulier, cette politique a pour objectif de vous délivrer une information claire et transparente sur les points suivants : quelles données personnelles sont traitées ? à quelles fins ? par qui ? comment ? pendant combien de temps ? etc.

6. Cette politique a également pour objectif de faciliter vos démarches pour exercer vos droits concernant vos données personnelles auprès de la Ville en détaillant chacun d’entre eux.

2. Délégué à la protection des données

7. Le Délégué à la protection des données de la Ville de Puteaux est dont l’adresse de courrier électronique : dpo@mairie-puteaux.fr et l’adresse postale :
Mairie de Puteaux, service délégué à la protection des données, 131 rue de la République - 92800 Puteaux.

3. Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données

8. Certains des traitements mis en œuvre par la Ville de Puteaux sont nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.
Il en est ainsi notamment des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :

la gestion du recrutement ;
la gestion de la facturation.

9. Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à la Ville de Puteaux, notamment :

la gestion de la comptabilité générale ;
la gestion des enquêtes à des fins statistiques ;
la gestion de l’état civil ;
la gestion des demandes de pièces d’identité et autres documents administratifs ;
la gestion des élèves des écoles maternelles et élémentaires ;
la gestion des listes électorales ;
la gestion des archives ;
la gestion et l’attribution des logements sociaux ;
le recensement de la population ;
la gestion du recouvrement de certaines taxes et redevances ;
la gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées au titre de la règlementation en matière de données à caractère personnel ;
la gestion de la sécurité informatique.

10. Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre pour réaliser une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville de Puteaux, notamment :

la gestion des activités périscolaires et extrascolaires ;
la gestion des élèves des écoles maternelles et élémentaires ;
la gestion des téléservices de la Ville;
la gestion des cimetières ;
la gestion du système de vidéosurveillance/vidéoprotection ;
la gestion des bibliothèques, médiathèques, conservatoires et centres culturels;
la gestion des activités et des manifestations sportives ;
la gestion des demandes des usagers ;
la gestion des études et des actions d’amélioration de l’habitat ;
la gestion foncière et l’aménagement du territoire ;
l’analyse et la mesure de la fréquentation des sites web de la Ville ;
la communication municipale ;
la gestion des demandes de subventions.

11. Certains des traitements que nous mettons en œuvre sont basés sur votre consentement. Il en est ainsi des traitements qui poursuivent les finalités suivantes :

l’analyse et la mesure de la fréquentation des sites web de la Ville.

12. Enfin, certains de nos traitements sont fondés sur l’intérêt légitime. Cela est ainsi le cas pour les traitements suivants :

la gestion et suivi des contentieux.

4. Les destinataires de vos données

13. Les données personnelles que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

14. Sont également destinataires de vos données, les catégories de destinataires suivantes :

les membres du personnel de la Ville de Puteaux ;
nos éventuels sous-traitants ;
les organismes publics ou non afin de répondre à nos obligations légales.

15. Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données.

5. Les transferts de vos données

16. La Ville de Puteaux ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne sauf à ce que ce transfert soit fondé sur des dérogations pour des situations particulières (votre consentement, transfert nécessaire à l'exécution d'un contrat entre vous et la Ville de Puteaux ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande etc.).

17. Si la Ville de Puteaux devait avoir besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne en dehors de ces cas dérogatoires, elle ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposé au sein de l’Union européenne, ce dont elle vous informerait préalablement.

6. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

18. La Ville de Puteaux fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

19. Les durées de conservation que nous appliquons à vos données personnelles sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

20. Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :

Finalités	Durée de conservation
La gestion du recrutement	Les données sont conservées deux ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu.
La gestion de la facturation	Les données sont conservées pour la durée de la relation contractuelle augmentée des durées de prescription légale.
La gestion de la comptabilité générale	Les données sont conservées pour la durée de l’exercice comptable augmentée des durées de prescriptions légales.
La gestion des enquêtes à des fins statistiques	La durée de conservation des données est fonction de la finalité propre de chaque enquête. Par exemple, pour les enquêtes publiques environnementales, les données sont conservées 5 ans.
La gestion de l’état civil	Les données sont conservées 100 ans à compter de la clôture du registre de l’état civil.
La gestion des demandes de pièces d’identité et autres documents administratifs	Les données sont conservées 5 ans à compter de la demande.
La gestion des élèves des écoles maternelles et élémentaires	Les données sont conservées pour la durée de la scolarisation de l'élève dans une école de la commune augmentée des délais de prescriptions légales.
La gestion des listes électorales	Les données sont conservées 3 ans.
La gestion des archives	La durée de conservation des données est fonction de la finalité propre des traitements concernés.
La gestion et l’attribution des logements sociaux	Les données collectées dans le cadre d'une demande locative de logement social doivent être supprimées à compter de la radiation de la demande du système d'enregistrement ou en cas d'attribution d'un logement. Les données doivent également être effacées lorsqu'un demandeur en fait la demande avant une radiation ou une attribution.
Le recensement de la population	Les données sont conservées pour une durée de 5 ans.
La gestion du recouvrement de certaines taxes et redevances	Les données sont conservées pour une durée de 6 ans.
La gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées au titre de la règlementation en matière de données personnelles	Les données traitées afin de répondre à une demande de retrait du consentement au traitement de catégories particulières de données ou une demande de droit d’opposition sont conservées six ans. Les données traitées afin de répondre aux autres droits sont conservées un an.
La gestion de la sécurité informatique	Les données nécessaires au suivi des vulnérabilités et incidents de sécurité sont conservées durant cinq ans, sauf procédure judiciaire (conservation le temps de la procédure).
La gestion des téléservices	La durée de conservation des données est fonction de la finalité propre de chaque téléservice.
La gestion des activités périscolaires et extrascolaires	Les dossiers d'inscription sont conservés 5 ou 10 ans.
La gestion des cimetières	Dans ce cadre, vos données peuvent être conservées jusqu’à 30 ans.
La gestion du système de vidéosurveillance/vidéoprotection	Les images sont conservées un mois.
La gestion des bibliothèques	Les données sont conservées pendant la durée d'utilisation du service de prêt pour ce qui concerne l'identité de l'emprunteur. Les données sont supprimées à la demande de l’emprunteur ou au plus tard un an à compter de la date de fin du dernier prêt.
La gestion des médiathèques, conservatoires et centres culturels	Les données sont conservées pendant la durée de l’inscription/évènement augmentée des éventuelles durées de prescription légale.
La gestion des activités et manifestations sportives	Les données sont conservées un an à compter de l’inscription augmenté des délais de prescriptions légales.
La gestion des demandes des usagers	Les données sont conservées un an à compter de la demande augmentée des délais de prescriptions légales.
La gestion des études et des actions d’amélioration de l’habitat	Les données sont conservées 10 ans à compter de la fin de l'opération programmée d’amélioration de l’habitat.
La gestion foncière et l’aménagement du territoire	A spécifier en fonction des situations.
L’analyse et la mesure de la fréquentation du site	Les données sont conservées pour une durée maximale de 13 mois à compter du dépôt dans l’équipement terminal de l’utilisateur sauf opposition de la personne concernée.
La gestion de la communication municipale	Jusqu’à opposition de la personne concernée ou retrait du consentement
La gestion des demandes de subventions	Les demandes de subventions sont conservées le temps de leur traitement augmenté des durées de prescription légale. Les dossiers de subvention sont conservés 10 ans après achèvement du contrat en tant que pièces comptables.
La gestion et suivi des contentieux	Les données collectées et traitées dans le cadre de la gestion des précontentieux sont supprimées dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l'action en justice correspondante. Les données collectées et traitées dans le cadre d'un contentieux sont supprimées lorsque les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont plus possibles contre la décision rendue.
Gestion des abonnements et des locations de parkings	Les données collectées dans le cadre d’une demande d’abonnement ou de location de parking sont conservées pendant la durée de validité de la demande, soit un an à compter de la réception de cette demande (il est précisé que les demandes qui n’ont pas abouti au bout d’un an doivent être renouvelées et accompagnées de l’intégralité des documents justificatifs). Lorsque la demande a abouti à une attribution d’emplacement, en location ou en abonnement, les documents sont transférés dans le dossier de contrat. Les documents constituant le dossier de contrat de location ou d’abonnement sont conservées pendant toute la durée du contrat augmentée des durées de prescription légales

7. La sécurité de vos données

21. La Ville de Puteaux accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

22. Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

23. Lors de l’élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, la Ville de Puteaux s’assure qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

24. La Ville de Puteaux met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. A ce titre, la Ville de Puteaux est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s’avère possible et / ou nécessaire.

8. La sous-traitance

25. Lorsqu’elle a recours à un prestataire, la Ville de Puteaux ne lui communique des données personnelles qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

26. Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

9. Les droits qui vous sont reconnus

27. La Ville de Puteaux est particulièrement soucieuse du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’elle met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

9.1 Votre droit d’accès

28. A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

les finalités du traitement ;
les catégories de données personnelles concernées ;
les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

9.2 Votre droit à la rectification de vos données

29. Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

9.3 Votre droit à l’effacement de vos données

30. Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
vous retirez le consentement préalablement donné ;
vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

31. Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

32. Ainsi, si aucun de ces motifs n’est présent, la Ville de Puteaux ne pourra répondre favorablement à votre demande ; tel sera le cas si elle est tenue de conserver les données en raison d’une obligation légale ou réglementaire ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

9.4 Votre droit à la limitation des traitements de données

33. Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus
par la législation et la réglementation.

9.5 Votre droit de vous opposer aux traitements de données

34. Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles dont la base juridique est l’intérêt légitime ou l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique de la Ville de Puteaux (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).

35. En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données personnelles dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

9.6 Votre droit à la portabilité de vos données

36. Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

37. Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

38. Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la Commune de Puteaux.

39. Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

40. Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

41. Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

42. Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

9.7 Votre droit de retirer votre consentement

43. Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

9.8 Votre droit d’introduire une réclamation

44. Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

9.9 Votre droit de définir des directives post-mortem

45. Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

46. Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif du droit de définir des directives générales.

9.10 Les modalités d’exercice de vos droits

47. Les demandes relatives à l’exercice de vos droits s’effectuent à l’adresse postale suivante : Ville de Puteaux, à l’attention du délégué à la protection des données, 131 Rue de la République 92800 Puteaux ou à l’adresse email suivante : dpo@mairie-puteaux.fr.